Checkliste für neue Mitarbeiter: Welche PSA müssen Sie sofort besorgen?

Neue Mitarbeiter, die ihre Tätigkeit in einem Umfeld mit Sicherheitsrisiken aufnehmen, müssen bereits am ersten Tag mit der richtigen persönlichen Schutzausrüstung (PSA) arbeiten können. Das ist nicht nur aus Sicht einer guten Arbeitgeberpraxis sinnvoll, sondern auch eine gesetzliche Verpflichtung. Zu nennen sind hier das Arbeitsschutzgesetz (Sorgfaltspflicht), die vorgeschriebene RI&E sowie die Vorschriften zur Auswahl, Bereitstellung und Einweisung in die Verwendung von PSA (Arbeitsschutzverordnung). Eine PSA ist zudem erst dann wirklich wirksam, wenn sie richtig sitzt, für das jeweilige Risiko geeignet ist, nachweislich ausgehändigt wurde und der Mitarbeiter weiß, wie sie zu verwenden und zu pflegen ist.

In dieser Checkliste finden Sie einen praktischen, schrittweisen Ansatz, um PSA bereits beim Onboarding richtig zu regeln. Dabei werden die RI&E, Passform und Größenauswahl, Einweisung, Registrierung und Nachverfolgung berücksichtigt. So vermeiden Sie späteren Ärger und verringern das Risiko von Zwischenfällen und Betriebsstillständen.

Warum eine PSA-Checkliste beim Onboarding unverzichtbar ist

Bei der Einarbeitung geht es oft darum, Systeme, Prozesse und Kollegen kennenzulernen. In Branchen wie dem Bauwesen, der Logistik, der Industrie, der Technik und der (Petrochemie) ist jedoch ein sicherer Start die Grundlage. Eine PSA-Checkliste hilft dabei, nichts zu vergessen und abteilungs-, standort- und schichtübergreifend einheitlich zu arbeiten.

Darüber hinaus hilft eine Checkliste dabei, das Arbeitsschutzgesetz und die PSA-Verpflichtungen einzuhalten: Sie müssen Risiken bewerten (RI&E), geeignete Maßnahmen ergreifen und die Mitarbeiter unterweisen. Die Arbeitsaufsichtsbehörde achtet dabei ausdrücklich auf Begründung und Nachweisbarkeit. Wer nachweisen kann, dass PSA korrekt ausgewählt, bereitgestellt, erklärt und gesichert wurden, ist nachweislich in einer stärkeren Position.

Schließlich gibt es noch einen kulturellen Aspekt: Wenn ein neuer Kollege merkt, dass Sicherheit von Anfang an ernst genommen wird, wird das Tragen und Einhalten der Vorschriften schneller zur Selbstverständlichkeit. Das beugt Diskussionen vor, beschleunigt die Eingewöhnung und verringert das Unfallrisiko.

Schritt 1: Identifizieren Sie die Risiken für den neuen Mitarbeiter

PSA sind niemals ein Ausgangspunkt, sondern eine Folgemaßnahme. Zunächst ermitteln Sie, welchen Risiken der Mitarbeiter ausgesetzt ist und welche Kontrollmaßnahmen bereits bestehen. In der Praxis knüpfen Sie damit an die RI&E und den Aktionsplan an. Beziehen Sie den Vorgesetzten, den Arbeitsschutzbeauftragten, den KAM-Koordinator und gegebenenfalls den Betriebsarzt oder Arbeitshygieniker mit ein. Nutzen Sie hierfür auch die offizielle Erläuterung der Behörden zur RI&E, damit Sie die richtige Reihenfolge einhalten (Quellenmaßnahmen/kollektive Maßnahmen vor PSA).

Erfassen Sie für jeden Arbeitsplatz und jede Aufgabe, was der Mitarbeiter tatsächlich tun wird, einschließlich Spitzenzeiten und Ausnahmen. Denken Sie dabei an:

• Mechanische Risiken: herabfallende Gegenstände, Stöße, Einklemmgefahren, umherfliegende Teile, Schnittgefahr.

• Körperliche Belastung und Umgebung: rutschige Böden, Arbeiten in der Höhe, Kälte oder Hitze, schlechte Beleuchtung.

• Lärm und Vibrationen: Langzeitbelastung oder Spitzenbelastungen.

• Chemische Risiken: Dämpfe, Staub, Aerosole, Spritzer, Hautkontakt mit reizenden Stoffen.

• Biologische Risiken: Ansteckungsgefahr in der Pflege, bei der Reinigung, in Laboren oder bei der Abfallentsorgung.

• Elektrische Risiken: Arbeiten an oder in der Nähe von elektrischen Anlagen, Lichtbogengefahr.

Konkretisieren Sie: Wo, wann und wie oft kommt der Mitarbeiter mit dem Risiko in Kontakt? Dies bestimmt, ob beispielsweise eine Schutzbrille ausreicht oder ob ein Gesichtsschutz erforderlich ist und ob Atemschutz gelegentlich oder dauerhaft erforderlich ist.

Schritt 2: Legen Sie fest, welche PSA am ersten Arbeitstag unmittelbar benötigt werden

Neue Mitarbeiter müssen in den ersten Stunden sicher mitarbeiten und grundlegende Tätigkeiten ausführen können. Dies erfordert eine Mindestausstattung an PSA, die sofort verfügbar ist, vorzugsweise als Standard-Startpaket pro Funktionsgruppe. Wenn Sie mit einem Flexpool, Leiharbeitern oder Subunternehmern arbeiten, ist dieser Bedarf oft noch größer.

Beachten Sie dabei zwei Ebenen: (1) Was ist auf Grundlage der RI&E vorgeschrieben und (2) erfüllt die PSA als Produkt die europäischen Anforderungen (CE-Kennzeichnung und die EU-Verordnung für PSAs)? Hintergrundinformationen zu den Anforderungen an PSA (u. a. Auswahl und Verwendung) findest du wiederum auf dem Arboportaal. Häufig verwendete PSA, die du je nach den Risiken sofort beschaffen solltest:

• Kopfschutz: Schutzhelm mit passendem Kinnriemen, wo erforderlich, beispielsweise bei Arbeiten in der Höhe oder bei Windbelastung.

• Augen- und Gesichtsschutz: Schutzbrille, Rundumsichtbrille oder Gesichtsschutz, abgestimmt auf Stöße, Staub oder Spritzer.

• Gehörschutz: Ohrstöpsel (vorzugsweise maßgefertigt) oder Ohrenschützer bei hohen Lärmpegeln oder kurzen Lärmspitzen. Verknüpfen Sie dies stets mit Ihren Richtlinien zur Prävention von Gehörschäden (auf der Grundlage gemessener/geschätzter Lärmbelastung).

• Handschutz: Der richtige Handschuh für Schneid-, Hitze-, Chemie-, Montage- oder Greifarbeiten. Handschuhe sind keine Einheitsgröße.

• Fußschutz: Sicherheitsschuhe mit den richtigen Normen und Sohlentypen, abgestimmt auf nasse Böden, Öl, Durchstoßgefahr oder ESD-Anforderungen.

• Schutzkleidung: gut sichtbar, flammhemmend, antistatisch oder chemikalienbeständig, wo erforderlich.

• Atemschutz: Staubmaske oder Halbmaske mit den richtigen Filtern und vor allem: ein Modell, das gut an das Gesicht des Trägers angepasst ist.

• Absturzsicherung: Auffanggurt, Sicherheitsleine und Verankerungsmittel, wenn die Aufgabe dies erfordert. Dies muss immer mit einer klaren Arbeitsanweisung und einem Rettungsplan einhergehen.

Schritt 3: Achten Sie auf Passform, Größe und Kompatibilität

Eine häufig unterschätzte Ursache für die Nichteinhaltung von Vorschriften ist ganz einfach: Die Ausrüstung sitzt nicht richtig. Eine beschlagene Schutzbrille, zu große Handschuhe oder drückende Schuhe führen zu unsicherem Verhalten oder dazu, dass PSA nicht getragen werden. Klären Sie daher bei der Einarbeitung sofort Folgendes:

• Maßabnahme: Schuhgröße, Handschuhgröße und Kleidergröße. Halten Sie dies in der Akte fest.

• Anprobe: Lassen Sie den Mitarbeiter die Ausrüstung anprobieren und korrigieren Sie sofort. Das dauert 10 Minuten und verhindert wochenlange Irritationen.

• Kompatibilität: Arbeitskleidung, Helm, Schutzbrille, Gehörschutz und gegebenenfalls Atemschutz müssen zusammenpassen, ohne Lücken oder Druckstellen zu verursachen.

• Brillenträger: Wählen Sie eine Lösung, die auch tatsächlich getragen wird, wie z. B. Überbrillen oder Korrektureinsätze.

Bei Atemschutz ist die Passform besonders entscheidend. In vielen Umgebungen ist ein Fit-Check oder Fit-Test empfehlenswert oder vorgeschrieben, je nach Risiko und Maskentyp. 

Schritt 4: Einweisung und Erläuterung zur Verwendung von PSA

Die Ausgabe von PSA ohne Einweisung ist eine bekannte Falle. Neue Mitarbeiter benötigen nicht nur Regeln, sondern auch Verständnis und Routine. Sorgen Sie daher für eine kurze, praxisnahe Einweisung, die auf den Arbeitsalltag abgestimmt ist. Auch die Behörden betonen dies: PSA müssen passgenau sein und die Mitarbeiter müssen wissen, wie sie diese korrekt verwenden. Behandeln Sie mindestens folgende Punkte:

• Wann PSA vorgeschrieben sind, in welchen Bereichen und bei welchen Aufgaben.

• Wie die PSA korrekt getragen werden: Einstellung des Helms, korrekter Verschluss der Schuhe, richtige Platzierung von Gehörschutzkapseln usw.

• Die Grenzen der Schutzausrüstung: Wovor eine PSA schützt und wovor nicht.

• Wie man Schäden erkennt und wann ein Austausch erforderlich ist.

• Hygiene und Pflege: Reinigen, Trocknen, Aufbewahren und was auf keinen Fall erlaubt ist.

Veranschaulichen Sie dies anhand einer Demonstration durch einen Kollegen oder Vorgesetzten. Lassen Sie den Mitarbeiter es selbst ausprobieren und korrigieren Sie ihn sofort. Insbesondere bei Absturzsicherung und Atemschutz ist dies unerlässlich. Erläutern Sie auch, wo Ersatzausrüstung zu finden ist, wie das Antragsverfahren abläuft und wer bei Fragen der Ansprechpartner ist.

Schritt 5: Registrierung und Dokumentation: Machen Sie die Ausgabe nachweisbar

Die Registrierung dient nicht nur der Bestandsverwaltung, sondern ist auch Ihr Nachweis dafür, dass Sie als Unternehmen Ihre Sorgfaltspflicht ernst nehmen. Halten Sie daher Folgendes fest:

• Welche PSA ausgegeben wurden, einschließlich Typ, Marke und gegebenenfalls Artikelnummer.

• Wer die PSA erhalten hat und an welchem Standort oder in welcher Abteilung.

• Datum der Ausgabe und, falls relevant, voraussichtliches Ersatzdatum oder Inspektionsfrist.

• Zustand des Produkts: neu, Ersatz, vorübergehende Ausgabe.

• Bestätigung der Einweisung: zum Beispiel eine kurze Unterschriftenliste oder eine digitale Bestätigung.

Wenn Sie mit Ausrüstung arbeiten, die regelmäßig geprüft oder inspiziert werden muss (z. B. Absturzsicherung), verknüpfen Sie dies mit einem Inspektionsplan und benennen Sie eine verantwortliche Person. Eine praktische Grundlage ist ein zentraler Ort, an dem Sie nachverfolgen können, was jemand wann erhalten hat, sodass Sie bei internen Audits oder Inspektionen sofort nachweisen können, dass Sie den Prozess unter Kontrolle haben.

Schritt 6: Kontrolle und Nachverfolgung nach den ersten Wochen

Der erste Tag ist wichtig, aber das tatsächliche Verhalten entwickelt sich erst in den folgenden Wochen. Planen Sie daher je nach Risikoprofil nach ein bis vier Wochen einen kurzen Bewertungstermin ein. Prüfen Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter und dem Vorgesetzten:

• Werden die PSA tatsächlich zu den richtigen Zeitpunkten getragen?

• Sitzen sie richtig und gibt es Komfortprobleme wie Druckstellen, Einklemmungen oder beschlagene Gläser?

• Sind neue Aufgaben hinzugekommen, die zusätzlichen Schutz erfordern?

• Sind Beschädigungen oder beschleunigter Verschleiß erkennbar?

Dies ist auch der richtige Zeitpunkt, um Anpassungen vorzunehmen. Ein anderer Handschuh kann produktiver und sicherer sein. Und manchmal stellt sich heraus, dass zusätzliche Hilfsmittel erforderlich sind, wie beispielsweise ein besserer Gehörschutz, Knieschutz oder spezielle Handschuhe für den Umgang mit Chemikalien.

Häufige Fehler bei der Einführung von PSA und wie man sie vermeidet

Diese Fehler beobachten wir in der Praxis am häufigsten:

• Auswahl von PSA aus Gewohnheit statt aufgrund des Risikos: Verhindern Sie dies, indem Sie stets die RI&E als Ausgangspunkt nehmen und Abweichungen begründen.

• Einheitsgröße: Die Passform ist entscheidend. Legen Sie Größenangaben und Anproben standardmäßig fest.

• Zu späte Ausgabe: Jemand arbeitet zunächst mit und erhält erst später PSA. Genau in diesem Moment entstehen die meisten Eindrücke. Stellen Sie sicher, dass alles bereitsteht.

• Keine Einweisung oder nur ein E-Learning: Kombinieren Sie Theorie mit einer Demonstration am Arbeitsplatz.

• Keine Dokumentation: Ohne Aufzeichnungen ist es schwierig, den Einsatz nachzuweisen, zu verwalten und bei Bedarf zu ersetzen.

• Keine Nachverfolgung: Wenn es zu Irritationen kommt, schwindet die Bereitschaft zum Tragen. Überprüfen Sie die Situation nach einigen Wochen und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.

Praktische Checkliste für die PSA-Einweisung für Personalabteilung, Führungskräfte und Arbeitsschutz

Verwenden Sie die untenstehende Liste als kompakten Arbeitsablauf. Sie können diese in ein internes Formular oder ein Einarbeitungs-Ticket umsetzen.

• RI&E und Aufgabenrisikoanalyse für die Funktion und den Arbeitsplatz geprüft.

• PSA-Matrix eingesehen und Abweichungen festgestellt.

• Größen erfasst: Schuhe, Handschuhe, Kleidung und ggf. Passform der Atemschutzmaske.

• Starterpaket vor dem ersten Arbeitstag bereitgestellt, gegebenenfalls einschließlich Ersatzausrüstung.

• Kompatibilitätsprüfung durchgeführt: Helm, Schutzbrille, Gehörschutz, Atemschutz, Kleidung.

• Einweisung erteilt und Vorführung durchgeführt, einschließlich Wartung und Austausch.

• Ausgabe mit Datum, Typ und Träger registriert.

• Nachkontrolltermin geplant und durchgeführt.

Fazit: Ein sicherer Start ist ein professioneller Start

Wer PSA vom ersten Tag an richtig organisiert, beugt Unfällen vor, erhöht den Tragekomfort und macht Sicherheit zu einem festen Bestandteil der Unternehmenskultur. Das zahlt sich aus in Form von weniger Fehlzeiten, weniger Schäden und mehr Vorhersehbarkeit bei der Arbeit.

Möchten Sie dies sofort umsetzen? Richten Sie noch heute (1) ein PSA-Starterpaket pro Berufsgruppe, (2) einen einheitlichen Ausgab- und Registrierungsschritt in Ihrem Onboarding-Prozess und (3) eine feste Nachkontrolle nach zwei Wochen ein. Nutzen Sie dabei die offiziellen Informationen der Behörden als Grundlage für Ihre Richtlinien.

Mit einer übersichtlichen Checkliste und guten Sicherheitsvorkehrungen können neue Mitarbeiter sicher, komfortabel und mit Vertrauen ihre Arbeit aufnehmen.